Arkevia coffre : 4 garanties à vérifier avant de s’y fier

Sommaire

• Arkevia coffre, c’est quoi au juste ?
• Combien de temps vos bulletins restent-ils disponibles ?
• Activer votre coffre Arkevia, étape par étape
• Ce que vous ne trouverez pas ailleurs : le test des 4 sorties
• Arkevia est-il gratuit ? Ce que paie vraiment l’employeur
• NF Z42-013 et NF Z42-020 : la nuance que les guides ratent
• Que devient votre coffre quand vous quittez l’entreprise ?
• Arkevia face aux autres coffres-forts RH
• Questions fréquentes

Vingt-trois heures, un dossier de location à boucler, et ce bulletin de paie de mars introuvable. Vous tapez « arkevia coffre » dans Google. Vous tombez sur une douzaine de pages qui racontent la même chose, avec des prix au euro près et des promesses de conservation à 50 ans sans la moindre référence légale.

Reprenons du début. Arkevia est un coffre-fort numérique RH édité par Cegedim SRH, filiale du groupe Cegedim. Votre employeur y dépose vos bulletins de paie et vos documents RH. Vous y entrez par le portail MyArkevia, sur myarkevia.com, avec les identifiants qu’il vous a fait parvenir. Vous ne payez rien : c’est l’entreprise qui souscrit le service.

Ce guide traite le coffre lui-même : ce que la loi oblige à garantir, combien de temps vos documents restent accessibles, comment activer l’accès, et ce qui se passe le jour où votre employeur change de prestataire. Avec les articles du Code du travail, pas des chiffres ronds sortis de nulle part.

Mis à jour en octobre 2026.

Points clés

• L’employeur garde un double de chaque bulletin 5 ans (art. L3243-4 du Code du travail).
• Le service en ligne doit vous laisser l’accès 50 ans, ou jusqu’à vos 76 ans (art. D.3243-8).
• Vous ne pouvez pas créer un compte Arkevia seul. L’invitation vient toujours de l’employeur.
• Si le service ferme, vous devez être prévenu 3 mois avant et pouvoir récupérer l’intégralité de vos bulletins.
• Salarié : gratuit. Entreprise : sur devis, aucun tarif public.

Lecture : ~10 min

Arkevia coffre, c’est quoi au juste ?

Un coffre-fort numérique n’est pas un dossier Dropbox avec un cadenas dessus. C’est un système d’archivage qui date chaque dépôt, calcule une empreinte du fichier et journalise les accès. Trois propriétés qui rendent le document opposable en cas de litige.

Arkevia applique ce principe aux documents RH depuis 2016 : bulletins de paie dématérialisés, contrats, avenants, attestations, certificats de travail, soldes de tout compte. Le dépôt se fait depuis le logiciel de paie de l’employeur, sans intervention manuelle.

Deux mots circulent, et ils ne désignent pas la même chose :

• Arkevia : le service complet, l’infrastructure, les normes, l’archivage.
• MyArkevia : le portail web où vous vous connectez. C’est la porte, pas la maison.

Un point agace les nouveaux arrivants : impossible de s’inscrire de son propre chef. Pas de formulaire public, pas d’essai gratuit. Si votre employeur n’a pas souscrit, aucun coffre ne peut être ouvert à votre nom. Le coffre n’a de contenu que si une entreprise l’alimente.

Il accepte aussi vos fichiers personnels (bail, diplômes, factures), stockés séparément de ce que dépose l’employeur.

Combien de temps vos bulletins restent-ils disponibles ?

Trois durées différentes se superposent, et la plupart des articles les mélangent.

Le calcul des 76 ans mérite un mot. Le décret n° 2016-1762 du 16 décembre 2016 fixe deux bornes au choix pour la mise à disposition : cinquante ans, ou l’âge de mise à la retraite d’office majoré de six ans. Cet âge étant fixé à 70 ans, la seconde borne tombe à 76 ans.

Et le fameux « 50 ans au titre du RGPD » ? C’est faux, et l’erreur est partout. Le RGPD impose l’inverse : il plafonne la conservation des données personnelles à ce qui est nécessaire. Les cinquante ans viennent du droit du travail. Une page qui écrit « conservé 50 ans car conforme RGPD » n’a pas lu le décret.

Dernier détail que personne ne relève : l’employeur doit vous informer de votre droit de refuser le bulletin électronique, un mois avant le premier envoi ou dès l’embauche (art. D.3243-7). Vous pouvez changer d’avis à tout moment, avec effet sous trois mois. Peu de salariés ont vu cette information.

À retenir

• 5 ans pour l’employeur, 50 ans (ou 76 ans) pour le service en ligne : deux obligations distinctes.
• Le « 50 ans RGPD » est une erreur recopiée de site en site.
• Vous pouvez exiger le retour au papier, avec effet sous trois mois.

Activer votre coffre Arkevia, étape par étape

L’activation prend cinq minutes. Les ennuis arrivent plus tard, quand l’adresse email du compte n’existe plus. D’où l’ordre des étapes.

Étape 1 : retrouver l’invitation

Cherchez dans votre boîte professionnelle un message expédié par myarkevia.com, souvent intitulé « Votre coffre-fort numérique » ou « Vos bulletins de paie ». Il contient un identifiant, parfois votre matricule, et un lien d’activation à durée limitée. Rien reçu ? Le service RH peut relancer l’envoi depuis son espace d’administration.

Étape 2 : créer un mot de passe solide

Douze caractères minimum, avec majuscules, chiffres et symboles. Si vous devez en retenir plusieurs, passez par un gestionnaire de mots de passe plutôt que par la même formule déclinée partout. L’authentification à deux facteurs est disponible, activez-la tout de suite.

Étape 3 : vérifier le contenu réel

Ouvrez la boîte de réception du coffre et comptez les années. Un coffre ouvert en 2024 pour une entreprise qui existe depuis 2009 contient parfois un historique partiel : les anciens bulletins papier ne se téléportent pas.

Étape 4 : faire un export de sécurité

Une fois par an, téléchargez l’ensemble de vos bulletins et rangez l’archive sur un support qui vous appartient. Un coffre accessible ne veut pas dire un coffre sauvegardé.

Étape 5 : basculer sur une adresse personnelle

L’étape que tout le monde saute. Beaucoup de comptes sont rattachés à l’email professionnel. Le jour du départ, cette adresse est coupée, et la récupération de mot de passe devient un parcours du combattant. Corrigez-la avant l’échéance, pas après.

Ce que vous ne trouverez pas ailleurs : le test des 4 sorties

La loi ne se contente pas d’imposer une durée. L’article D.3243-8 impose quatre conditions de sortie, et c’est là que se joue la différence entre un coffre utilisable et un coffre décoratif.

1. Sortie intégrale. Vous devez pouvoir récupérer l’intégralité de vos bulletins, à tout moment.
2. Sortie simple. Sans manipulation complexe ou répétitive. Traduction : un bouton « tout télécharger », pas cinquante clics un par un.
3. Sortie lisible. Dans un format électronique structuré et couramment utilisé. Un PDF, un XML ou un CSV, pas un format propriétaire qui ne s’ouvre que dans le portail.
4. Sortie annoncée. En cas de fermeture du service (cessation d’activité du prestataire ou de l’employeur), vous êtes informé au moins trois mois avant pour récupérer vos documents.

Ces quatre points forment un test applicable en cinq minutes, sans contacter personne. Ouvrez votre coffre et cherchez le bouton d’export global. S’il n’existe pas, vous avez votre réponse.

Voilà ce que les guides concurrents oublient : le coffre est financé par l’employeur, pas par vous. Votre gratuité dépend de son abonnement. Le préavis de trois mois est confortable sur le papier. Dans les faits, il part vers l’adresse enregistrée, parfois une boîte professionnelle désactivée depuis des mois. Un salarié parti en 2021 ne recevra rien.

La parade tient en une phrase : ne considérez jamais un coffre d’entreprise comme votre archive personnelle. Traitez-le comme une boîte aux lettres fiable, et gardez votre propre copie.

Arkevia est-il gratuit ? Ce que paie vraiment l’employeur

Pour le salarié, oui, sans condition. Aucun frais d’activation, aucun abonnement, aucun paiement à la consultation, y compris après le départ pour les documents déjà déposés.

Côté entreprise, la grille n’est pas publiée. Arkevia fonctionne sur devis, comme la majorité des SIRH français. Méfiez-vous des tableaux qui annoncent « 2 à 5 euros par salarié et par mois » avec trois lignes par taille d’entreprise : ces chiffres circulent sur une dizaine de sites, aucun ne cite de source, et l’éditeur ne les confirme nulle part. Ils ont été inventés pour remplir un paragraphe.

Le prix réel dépend du volume de salariés, des modules souscrits et du niveau d’intégration avec le logiciel de paie. Deux entreprises de 200 salariés peuvent payer des montants différents. Une seule façon de savoir : demander un devis. Et pour un indépendant, la question ne se pose pas : sans employeur, pas de coffre Arkevia.

NF Z42-013 et NF Z42-020 : la nuance que les guides ratent

Les deux références apparaissent côte à côte dans presque tous les articles, comme si elles étaient interchangeables. Elles ne le sont pas.

La NF Z42-020 est un composant facultatif à l’intérieur d’un système conforme à la NF Z42-013. Un coffre peut donc être conforme à la Z42-020 sans que toute la chaîne d’archivage le soit. Écrire « certifié NF Z42-020 » et « certifié NF Z42-013 » n’a pas le même poids juridique.

Ce que ça change pour vous ? Rien dans l’usage quotidien. Tout en cas de contentieux, quand il faudra démontrer qu’un bulletin produit devant un conseil de prud’hommes n’a pas été retouché. L’empreinte calculée au dépôt fait ce travail. Sans elle, un PDF dans un espace cloud vaut ce que vaut un scan.

Que devient votre coffre quand vous quittez l’entreprise ?

Le compte ne disparaît pas avec le contrat. Vous gardez l’accès aux documents déposés pendant la relation de travail, et vous pouvez continuer à y stocker vos fichiers personnels. Si votre nouvel employeur utilise aussi Arkevia, il s’ajoute au précédent, avec un historique séparé par entreprise.

Trois choses changent néanmoins. L’alimentation s’arrête : plus de dépôt automatique, et les documents de fin de contrat arrivent au moment du départ, pas après. L’adresse de contact devient le point faible : si elle pointait vers la boîte professionnelle, la récupération d’un mot de passe oublié échoue. La responsabilité de la copie vous revient : l’obligation de mise à disposition pèse sur l’employeur, mais c’est vous qui aurez besoin de ce bulletin de 2019 dans huit ans.

Téléchargez tout au moment du départ, et une fois par an ensuite.

Arkevia face aux autres coffres-forts RH

Le choix se fait rarement par le salarié : c’est l’employeur qui décide, en fonction de son logiciel de paie.

Un salarié qui cumule deux employeurs peut très bien avoir un coffre Arkevia et un coffre MyPeopleDoc en parallèle. Rien ne s’y oppose techniquement, et c’est le cas le plus fréquent chez les personnes en multi-emploi.

Questions fréquentes

Arkevia coffre est-il vraiment gratuit pour le salarié ?

Oui. L’entreprise paie l’abonnement, le salarié accède sans frais : activation, consultation, téléchargement, stockage de documents personnels. La gratuité ne s’arrête pas au départ de l’entreprise pour les documents déjà déposés.

Comment récupérer tous ses bulletins de paie d’un coup ?

Cherchez une fonction d’export global dans les paramètres du compte ou dans le menu de la boîte de réception. L’article D.3243-8 exige une récupération intégrale sans manipulation répétitive, donc l’éditeur doit proposer un export groupé. À défaut, le service RH peut indiquer la procédure depuis l’administration du compte.

Que faire si le mot de passe est perdu ou si le compte n’est pas activé ?

Utilisez le lien « mot de passe oublié » sur myarkevia.com. Le message part vers l’adresse enregistrée : vérifiez les indésirables, puis contactez le service RH si rien n’arrive. C’est lui qui gère les comptes, et lui seul peut relancer une invitation expirée.

Quel rapport entre Arkevia et Leroy Merlin ?

Aucun produit commun. Arkevia n’est ni une gamme de cuisines, ni un meuble vendu en magasin de bricolage. La confusion vient de pages générées automatiquement qui ont accolé les deux noms. Le détail des homonymes est traité dans Arkevi ou Arkevia.

Le coffre Arkevia fonctionne-t-il sur smartphone ?

Oui, via le navigateur mobile. Il n’existe pas d’application native iOS ou Android : le portail est responsive, donc consultation, téléchargement et partage passent par myarkevia.com. Suffisant pour un usage ponctuel. Pour un export massif, préférez un ordinateur.

Peut-on supprimer son compte et ses documents ?

La suppression se demande au service RH, qui administre les comptes de l’entreprise. Attention au raisonnement inverse : supprimer l’accès ne vous dispense pas de conserver vos bulletins, puisque l’employeur n’a l’obligation de garder le double que cinq ans. Après ce délai, personne ne reconstituera votre historique à votre place.

Conclusion

Arkevia fait correctement son travail : dépôt automatisé, horodatage, journal des accès, gratuité pour le salarié. Le vrai sujet n’est pas la qualité du coffre, c’est ce que vous en faites. Un coffre consulté deux fois par an et jamais exporté reste une promesse, pas une archive.

Trois gestes suffisent. Activez l’accès dès l’invitation reçue. Basculez l’adresse de contact sur une boîte personnelle. Téléchargez tout une fois par an, et une dernière fois avant un départ. Le reste, la loi s’en occupe : cinquante ans de mise à disposition, un préavis de trois mois en cas de fermeture, un export intégral garanti.

Vous cherchez plutôt à remettre de l’ordre dans vos accès que dans vos bulletins ? Le guide sur le gestionnaire de mots de passe traite la partie qui bloque le plus souvent.